Crear un Cliente

Crear un Cliente

Primeramente ve al menú principal de la izquierda y selecciona "CONCTACTOS"



Una vez que estas en la ventana de listado de Contactos para añadir un nuevo cliente debes pulsar el botón

Automáticamente se te abrirá la ventana para crear el Nuevo contacto



Para poder dar de alta un contacto únicamente necesitas poner un campo obligatorio que es su Nombre.

ROLES

Posteriormente podrás asignarle uno o varios ROLES.



CLIENTE
El rol de Cliente está destinado a el contacto al que voy a facturar, es decir, debe ser la referencia del cliente de donde los documentos se van a nutrir a la hora de emitir un presupuesto, albarán, factura proforma y/o factura.
Es por ello que en los datos del CLIENTE siempre deberá existir para emitir dichos documentos como mínimo los siguientes datos.:
- Nombre
- NIF/CIF
- Dirección postal.

PROVEEDOR
El rol de proveedor es idéntico al rol de cliente pero en este caso corresponde a aquellas personas jurídicas o físicas con las que tengo una transacción económica de compra o servicios, es por ello que para este rol también sean necesarios los datos mínimos siguientes.:
- Nombre
- NIF/CIF
- Dirección postal.

EMPRESA
Cuando se trata de contactos asociados a una empresa en la cual existen diversos contacto relacionados, tenemos posibilidad de marcar este Rol con el fin de poder posteriormente verificar con el nombre comercial de la Empresa los contactos asociados a la misma.

PATRÓN
En muchas ocasiones la persona de contacto con la embarcación y que facilita el acceso o los trabajos que deben efectuarse en la misma es el Capitán o el patrón. Esta persona no está relacionada con la facturación o documentos de venta que se tienen que emitir por lo que tendríamos un contacto al que no se va a facturar pero que corresponde a una embarcación y actúa como Capitán de dicha embarcación y responsable.

ARMADOR
El Rol de Armador se utiliza en las ocasiones en las que queremos tener identificado al propietario de la embarcación, cuando posiblemente dicha embarcacion esté a nombre de una sociedad o esté gestionada por alguna empresa distinta a la que se va a facturar pero que es distinta al armador. De esta manera podemos tener identificado al armador independientemente de a qué sociedad que ya tenemos guardada como cliente se vaya a facturar los trabajos de su embarcación.

AGENTE
El Rol de agente lo destinamos principalmente a los gestores de la embarcación, un broker, una persona de confianza que gestiona el mantenimiento de la embarcación o sus cuidados, etc.

Todos los roles pueden ser independientes y pertenecer a una misma embarcación, así como puede existir la posibilidad de disponer de dos roles al mismo tiempo como por ejemplo CLIENTE y PROVEEDOR.

Una vez que tenemos los Roles asignados al contacto procedemos a cumplimentar los campos que sean de nuestro interés existiendo una serie de datos que pueden registrarse.

EMPRESA ASOCIADA.
Como ya hemos indicado anteriormente podemos incluir el ROL de EMPRESA el cual está relacionado con aquellos contactos que pertenecen a una misma organización, de tal manera que al indicar la empresa asociada dichos contactos estarán agrupados por la empresa y podemos consultar todos los contactos asociados a la Empresa.



CORREOS ELECTRÓNICOS Y TELÉFONOS

Podemos incluir en un sólo contactos varios correos electrónicos y teléfonos.



Para poder incluir el correo electrónico o el teléfono deberemos indicarlo en la casilla correspondiente y una vez completado validarlo.

IMPORTANTE
Para validar el correo electrónico o el teléfono y que quede almacenado en la ficha del cliente debemos pulsar el símbolo ✔️
Una vez hemos marcado el check se habilitará una nueva casilla para que podamos incluir otro correo electrónico o teléfono del contacto.




IDIOMA
Disponemos actualmente de la posibilidad de emitir un documento en inglés. Esto quiere decir que si en el contacto seleccionamos el idioma inglés el formato del documento que se emite, albarán, presupuesto, factura proforma o factura, se emitirá con los textos en inglés. Es decir la plantilla generada será en inglés y el contenido se podrá escribir como quiera el usuario.

TIPO IMPOSITIVO
Existen clientes que son extracomunitarios y a los que el tipo impositivo no se le debe aplicar impuestos como el IVA por ejemplo, en esta casilla podremos elegir el tipo impositivo relacionado con el cliente que hemos cargado de tal manera que los impuestos que no sean de aplicación no le aparezcan al cliente en los documentos por defecto.

Una vez tenemos generado el CLIENTE ya podemos efectuar en el alta de una embarcación la imputación de dicha embarcación a este cliente mostrándose en las posteriores pestañas de que dispone la ficha del cliente del número de embarcaciones que tiene y los distintos documentos asociados.

A continuación te mostramos un vídeo para crear un cliente.



Una vez que se ha generado el cliente dispondremos de las siguientes pestañas de información en la ventana principal del CONTACTO.




En esta ventana podrás utilizar las vistas siguientes.:

EMBARCACIONES
Donde te aparecerán las embarcaciones que están asociadas al cliente las cuales en un sólo vistazo puedes ver en su ficha.



COMERCIAL

En la pestaña comercial puedes asignar tareas de tipo CRM para que se efectúen contactos con el Contacto, llamadas, correos, o cualquier actividad de venta o de gestión con el cliente que sea de tu interés. Como en cualquier tarea podrás asignar a una o varias personas que estén relacionadas con dichas tareas y asignar fechas concretas de programación para este tipo de tareas.




PRESUPUESTOS

En la pestaña PRESUPUESTOS podrás ver todos los presupuestos que se han emitido al CONTACTO, independientemente que sean para un barco u otro de los que tiene dicho contacto. Dichos presupuestos estarán identificados por su estado.
- EMITIDO
- TRAMITADO
- RECHAZADO



ORDENES DE TRABAJO
En esta pestaña podemos observar la totalidad de Ordenes de Trabajo que hay en curso o se han tramitado del contacto.



ALBARANES
Igualmente disponemos de la totalidad de ALBARANES que se han generado para este contacto, puede ser de una embarcación o de varias que tenga este contacto. Podrás ver los que están Tramitados y los No facturables en colores distintos para mejor identificación.




FACTURAS
Listado de la totalidad de Facturas emitidas a este contacto / cliente donde se puede ver el estado de las que han sido EMITIDAS y las que ya han sido PAGADAS.




NOTAS

Si queresmos hacer alguna anotación sobre el contacto, algún detalle específico o notas internas dentro de nuestra organización relacionadas con este contacto/cliente disponemos de una pestaña donde se pueden incluir las notas, quedando reflejada dicha nota y la persona que ha registrado la nota para que en cualquier momento una persona de la organización pueda verificar dichas notas del contacto y así tener mayor conocimiento de sus peculiaridades si procede.




ESTADO DE CUENTAS

Em el ESTADO DE CUENTAS del contacto/cliente es donde podemos comprobar las cuentas de facturas emitidas e ingresos efectuados por dicho cliente, arrojándonos información del estado final de sus cuentas en el momento.

El estado de cuentas puede ser ajustado manualmente por el usuario.



Disponemos de la posibilidad de descarga de los movimientos en formato excell, seleccionando el botón de descargar el estado de cuentas del cliente automáticamente se nos bajará el archivo en formato "hoja de cálculo" y así poder remitírselo al cliente o su gestoría para su verificación del estado actual de cuentas con la empresa.


Botón descarga de estado de cuentas cliente.
Cuando efectuamos la descarga de estado de cuentas del cliente se nos bajará un archivo en hoja de cálculo pudiendo disponer de dicho estado de cuentas.

Este archivo puede ser compartido con cualquier otro programa de gestión, remitido a la gestoría para el control de las facturas emitidas o remitido al propio cliente donde se podrá hacer una visualización con cualquier programa tipo excell o programas destinados a hojas de cálculo.


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